Komplexní systém pro efektivní řízení nájemních jednotek, automatické rozúčtování energií a monitoring v reálném čase
Areál MALENY je moderní správcovská společnost specializující se na pronájem a správu komerčních nemovitostí v Praze a okolí. Spravuje portfolio více než 150 nájemních jednotek v několika objektech, kde zajišťuje komplexní služby od uzavírání smluv, přes správu plateb až po technickou správu budov. Společnost klade důraz na transparentnost, efektivitu procesů a kvalitní zákaznický servis pro své nájemníky.
Klient se potýkal s neefektivní správou většího portfolia pronajímaných nemovitostí. Manuální zpracování plateb, složité rozúčtování energií podle skutečné spotřeby nájemníků a absence přehledu o stavu jednotek způsobovaly časové ztráty a chyby.
Desítky hodin měsíčně trávených ručním zaznamenáváním příchozích faktur od dodavatelů a jejich přiřazováním k jednotlivým objektům.
Nutnost ručně propočítávat spotřebu elektřiny a tepla pro každého nájemníka podle naměřených hodnot a následně vytvářet předpisy.
Riziko nekontrolovaného ukončení smluv bez včasného upozornění a možnosti prodloužení.
Časově náročné vyplňování smluv a dalších dokumentů pro každého nového nájemníka.
Vyvinuli jsme komplexní systém postaven na platformě FROGGATE, který automatizuje klíčové procesy správy nemovitostí a poskytuje management v reálném čase.
Absence centrálního přehledu o stavu všech nemovitostí vedla k situacím, kdy správci nevěděli, které jednotky jsou právě volné nebo kdy končí stávající smlouvy. Informace byly rozptýlené v excelovských tabulkách a e-mailech.
Každý měsíc musel někdo ručně vystavit desítky faktur za nájem, zkontrolovat příchozí platby a párovat je s předpisy. Proces byl náchylný k chybám a zabíral několik hodin práce měsíčně.
Příchozí faktury od dodavatelů energií, údržby a dalších služeb musely být ručně překlopeny do systému. Často docházelo k chybám v přepisování částek nebo k tomu, že faktura zapadla a nebyla zaplacena včas.
Největší časová zátěž. Každý měsíc bylo nutné ručně stáhnout data ze všech elektroměrů a teploměrů, spočítat podíly jednotlivých nájemníků, zohlednit společné prostory a vytvořit předpisy. Proces trval 2-3 dny a byl náchylný k chybám v propočtech.
Úspora času: Proces, který dříve zabral 2-3 dny práce, nyní probíhá automaticky během několika sekund!
Bez monitoringu čidel mohlo dojít k situacím, kdy např. topení vypadlo o víkendu a nikdo si toho nevšiml až do pondělí, kdy začali volat nespokojení nájemníci. Nebo naopak zbytečně přetápělo, což vedlo k vysokým nákladům.
Smlouvy končily bez varování, protože neexistoval systém pro hlídání platnosti. Vytvoření nové smlouvy znamenalo vyplnit několikastránkový dokument ručně, což bylo náchylné k překlepům a zabralo to čas.
Evidence odpracovaných hodin zaměstnanců probíhala v Excelu, což ztěžovalo přípravu podkladů pro mzdy. Nebylo jasné, kolik času který zaměstnanec strávil na konkrétním objektu.
Při příchodu nového nájemníka bylo nutné projít desítku kroků - podpisy dokumentů, předání klíčů, zřízení přístupů. Často se stávalo, že se na něco zapomnělo, nebo nebylo jasné, co už je hotové a co ještě zbývá dokončit.
"Systém od FROGGATE nám kompletně změnil způsob práce. To, co jsme dříve řešili několik dní každý měsíc, teď proběhne automaticky během pár minut. Navíc máme konečně přehled v reálném čase o všech našich nemovitostech. Návratnost investice byla otázkou měsíců, ne let."
"Největší úleva pro mě je automatické rozúčtování energií. Dříve to bylo moje noční můra každý měsíc - kontrola všech dat, výpočty, tvorba předpisů. Teď stačí kliknout na jedno tlačítko a během chvíle mám hotovo. Navíc bez chyb, které se dříve občas vloudily."
Systém je postaven z kombinace standardních a custom modulů platformy FROGGATE
Rádi vám pomůžeme vytvořit řešení šité na míru vašim procesům. Systém můžeme přizpůsobit jakémukoli typu nemovitostí - od kancelářských budov přes bytové domy až po průmyslové areály.